Como fazer um melhor gerenciamento do tempo ? Sem dúvida, não faltam orientações – livros e blogs, truques e aplicativos – todos voltados para aprimorar a administração do tempo, oferecendo um conjunto de ferramentas prontas para serem utilizadas. Contudo, a dura realidade para aqueles que buscam aprimorar a gestão do tempo é que as ferramentas isoladamente não são eficazes. É essencial aprimorar suas competências em administração do tempo em três aspectos fundamentais: conscientização, organização e adaptação. O escritor propõe estratégias fundamentadas em provas para aprimorar essas três áreas.
Crescimento de projetos, prazos que se estendem e uma lista de tarefas que só aumenta — essas situações são comuns tanto na vida quanto no trabalho. Com a chegada da época de resoluções de Ano Novo, muitas pessoas se esforçam para cumprir metas como “gerenciar melhor o tempo,” “ser mais produtivo” e “focar no que importa.” Objetivos como esses são cruciais para o sucesso profissional, o que é confirmado por grandes pesquisas que frequentemente apontam a gestão de tempo como uma das habilidades mais desejadas no mercado de trabalho. Contudo, essa habilidade também está entre as mais raras de se encontrar.
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Como nos tornamos melhores gestores de tempo?
Não faltam conselhos sobre o tema: livros, blogs, aplicativos e hacks, todos prometendo melhorar a gestão de tempo com ferramentas práticas. Mas o que muitas pessoas descobrem é que, por mais bem projetados que sejam esses recursos, eles raramente trazem resultados. Isso ocorre porque essas ferramentas presumem que a pessoa já possui habilidades fundamentais de gestão de tempo, e sem elas, as ferramentas se tornam ineficazes.
Por exemplo, ninguém espera que comprar facas de alta qualidade e ingredientes frescos transforme alguém, instantaneamente, em um chef cinco estrelas. Da mesma forma, um aplicativo de agendamento não será eficiente sem o desenvolvimento prévio das habilidades necessárias.
Felizmente, a pesquisa oferece uma compreensão clara das competências que sustentam a gestão de tempo. Ela é definida como o processo de decisão que estrutura, protege e ajusta o uso do tempo de acordo com as condições do ambiente. Três habilidades específicas diferenciam o sucesso do fracasso nessa área:
- Consciência: compreender realisticamente que o tempo é um recurso limitado.
- Organização: planejar metas, cronogramas e tarefas para usar o tempo de forma eficiente.
- Adaptação: monitorar o uso do tempo enquanto executa atividades, ajustando-se a interrupções ou mudanças de prioridade.
Embora a organização seja a habilidade mais conhecida (já que a maioria dos aplicativos e hacks foca nisso), as habilidades de consciência e adaptação muitas vezes não recebem a mesma atenção. Isso levanta questões importantes: essas habilidades têm igual importância? Algumas são mais difíceis de dominar? E, quais são as mais raras?
Medindo as habilidades de gerenciamento do tempo
Para responder a essas perguntas, uma pesquisa foi conduzida com mais de 1.200 pessoas usando uma microsimulação de 30 minutos que avaliava objetivamente essas habilidades. Os participantes assumiram o papel de um designer freelancer, gerenciando tarefas e relacionamentos com clientes e colegas em uma plataforma de comunicação. Os desafios incluíam resolver conflitos de agenda, priorizar demandas e decidir como usar o tempo.
Os resultados revelaram descobertas importantes:
- Todas as três habilidades são igualmente importantes. Melhorar apenas a organização ignora dois terços da competência necessária para uma gestão de tempo eficaz. Isso explica por que ferramentas isoladas raramente têm impacto significativo.
- Consciência e adaptação são as habilidades mais desafiadoras. As pontuações dessas áreas foram, em média, 24% mais baixas do que as de organização. Consciência foi o principal fator para evitar a procrastinação, enquanto adaptação influenciou diretamente a priorização de atividades.
- Multitarefa não tem relação direta com gestão de tempo. Apesar de debates sobre os prós e contras da multitarefa, as preferências individuais por ela (policronia) não estavam relacionadas às habilidades de gestão de tempo.
- As pessoas avaliam mal suas próprias habilidades. Menos de 1% das autoavaliações coincidiam com as pontuações objetivas, mostrando que a falta de autopercepção precisa prejudica o desenvolvimento de competências.
Como melhorar suas habilidades de gestão de tempo
Para evoluir na gestão de tempo, é essencial entender onde focar. Três passos podem ajudar:
- Construa uma autopercepção precisa. Utilize avaliações objetivas, peça feedback a colegas ou supervisores e estabeleça um ponto de partida para medir progressos.
- Reconheça suas preferências, mas não dependa delas. Entender seus hábitos pode ajudar a identificar desafios, mas lembre-se de que habilidades são mais maleáveis do que traços de personalidade.
- Priorize uma habilidade de cada vez. Evite tentar melhorar tudo ao mesmo tempo; concentre-se na habilidade mais urgente antes de passar para a próxima.
Com foco e estratégia, é possível transformar a maneira como você gerencia seu tempo e alcançar melhores resultados na vida e no trabalho.
Existem várias estratégias baseadas em evidências para aprimorar as habilidades de gestão de tempo. Abaixo estão alguns exemplos. Vale ressaltar que essas estratégias visam desenvolver habilidades fundamentais, que, por sua vez, melhoram a gestão de tempo. Implementar essas táticas não é o objetivo final, mas parte do processo de evolução.
Desenvolvendo habilidades de conscientização
Eficiência e eficácia são conceitos diferentes: eficácia está relacionada a fazer algo bem, enquanto eficiência diz respeito a fazer rápido. Ambas são essenciais, mas buscar eficiência sem propósito pode ser contraproducente.
- Identifique seu horário de melhor desempenho: Divida seu dia típico em três ou quatro períodos e, ao longo de uma semana, classifique-os do mais ao menos produtivo.
- Trate seu tempo como dinheiro: Crie um orçamento de tempo, detalhando como você gasta suas horas em uma semana típica. Classifique entre tempo fixo (“obrigações”) e tempo livre (“atividades desejadas”).
- Experimente cronometrar tarefas: Registre quanto tempo você gastou em atividades com prazos claros, em vez de focar no tempo restante.
- Avalie sua percepção do tempo: Após concluir um projeto, compare o tempo que você estimou com o tempo real gasto.
- Tenha uma perspectiva futura do tempo: Reflita sobre como as tarefas de hoje impactam o futuro. Por exemplo, como as atividades de hoje afetam as demandas da próxima semana?
- Evite a falácia do custo irrecuperável: Se achar que está gastando muito tempo em uma tarefa, reavalie sua importância. Pergunte: Qual é o valor do resultado? Quem será impactado se for concluído ou não?
Desenvolvendo habilidades de organização
Tarefas novas e importantes geralmente apresentam curvas de aprendizado mais acentuadas e exigem mais tempo. Desenvolver habilidades de organização não é apenas planejar melhor o trabalho, mas sim tomar controle da sua vida e ajustar o trabalho ao redor disso.
- Priorize atividades e compromissos: Não basta apenas listar tarefas e compromissos; defina o que é mais importante.
- Evite o efeito da urgência pura: Urgência e importância são conceitos distintos. Tarefas urgentes exigem ação imediata, enquanto as importantes têm consequências mais significativas e duradouras. Priorize o que é urgente e importante.
- Use um aplicativo de calendário: Registre prazos e compromissos assim que forem agendados. Categorize ou use cores para diferenciar (ex.: trabalho, estudos, vida pessoal).
- Agende tempo protegido: Marque compromissos consigo mesmo para dedicar-se a projetos importantes sem interrupções.
- Reduza erros de subestimação: Ao planejar, peça a opinião de alguém neutro sobre suas estimativas de tempo.
- Experimente metas reduzidas: Se uma meta parecer desafiadora demais, crie uma versão mais simples para alcançar primeiro.
Desenvolvendo habilidades de adaptação
Essas habilidades são testadas em situações de alta pressão ou crise, e o objetivo é lidar com elas sem perder o foco ou se deixar levar pela ansiedade.
- Teste o “empilhamento de hábitos”: Associe comportamentos de gestão de tempo a hábitos existentes. Por exemplo, revise seu progresso diário toda noite durante o jantar.
- Use esforços curtos e intensos: Quando tarefas parecerem esmagadoras, concentre-se nelas por 15 a 30 minutos para evitar a procrastinação.
- Experimente apps de controle de tempo: Use ferramentas como rastreadores de tempo ou checklists, mas certifique-se de que os benefícios superem o tempo gasto usando esses aplicativos.
- Evite lembretes vagos: Certifique-se de que lembretes tenham descrições detalhadas que indiquem a importância e a qualidade esperada da tarefa.
- Crie planos de contingência: Considere os melhores e piores cenários ao delinear possíveis resultados para seus planos.
- Elimine desperdiçadores de tempo: Crie períodos de “não perturbe” e bloqueie redes sociais durante momentos críticos de trabalho.
Por que a gestão de tempo continua sendo um objetivo tão persistente e recorrente para muitos de nós? O paradoxo está em precisarmos gerir melhor nosso próprio esforço de desenvolvimento para melhorar a gestão de tempo. O caminho começa ao abandonar soluções rápidas e adotar uma abordagem de avaliação e construção de habilidades essenciais, antes que mais uma resolução de Ano Novo perca o sentido.
Baseado no artigo da Harward Business Review
Conheça André Martinez, um profissional com vasta experiência no mundo corporativo, tendo trabalhado em multinacionais, ocupando cargos desde auxiliar até gerência. Nascido no interior de SP, começou a trabalhar como CLT aos 14 anos, totalizando mais de 34 anos de experiência profissional. Atualmente, André trabalha como empreendedor em marketing digital, buscando harmonia, paz, saúde física, saúde mental e qualidade de vida.
