Como criar uma rotina de trabalho eficaz (com dicas)

Uma rotina de trabalho eficaz auxilia na eliminação de distrações e na realização de mais tarefas, preservando a eficácia. Os profissionais de alto rendimento têm a capacidade de executar um volume impressionante de trabalho e alcançar resultados extraordinários ao organizar suas agendas de maneira estratégica. Ao adotar comportamentos que contribuem para a eficiência no trabalho, esses profissionais de excelência também preservam um equilíbrio saudável, mantendo simultaneamente seu tempo de lazer e familiar. Neste texto, oferecemos um roteiro para a elaboração da sua rotina de trabalho e algumas sugestões que podem contribuir para a manutenção de um alto grau de produtividade.

O que é uma rotina de trabalho?

Uma rotina de trabalho é um conjunto de tarefas programadas que você executa durante o dia para auxiliar na manutenção do foco. Uma rotina adequada auxilia você a seguir sua agenda, mesmo diante de situações inesperadas. Para estabelecer uma rotina que o capacite e lhe proporcione o máximo rendimento, é essencial se autoconhecer e alinhar as tarefas programadas com seus níveis de energia e habilidade de foco.

Como estabelecer seu horário de trabalho

O primeiro aspecto a considerar ao estabelecer sua rotina é que requer tempo e prática para ser estabelecida. Possivelmente, você passará por esse processo diversas vezes até estabelecer uma rotina que aumente sua eficiência. Para iniciar, siga estas etapas:

1. Concentre-se em como você se sente

Elabore um fluxo de trabalho que auxilie na execução do seu melhor trabalho, alinhando as atividades ao seu estado de espírito e grau de motivação. Para muitos, as manhãs são ideais para realizar tarefas que requerem grande foco, enquanto as tardes podem ser mais propícias para encontros, brainstorming e trabalho em equipe. Reserve alguns dias para observar como é fácil e prazeroso trabalhar em variados momentos do dia.

2. Torne sua manhã fácil

Ao estabelecer um conjunto básico de rotinas matinais, você contribui para estabelecer um ponto inicial seguro a cada novo dia. Se você dormir e acordar no mesmo horário, a qualidade do seu sono melhora. Com um descanso de alta qualidade, é possível acordar revigorado e preparado para o dia. Adotar uma rotina matinal também auxilia a aproveitar a manhã sem a necessidade de grandes reflexões.

Ao estabelecer uma sequência de atividades, como arrumar a cama, preparar o café da manhã e praticar atividades físicas leves, é possível se organizar para o dia de trabalho sem a necessidade de fazer essas pequenas escolhas individuais. Ao se tornar um hábito, essa sequência pode transformá-lo de um estado de sono profundo em um estado de motivação elevada com pouco esforço.

3. Estabelecer metas para o dia

Permanecer produtivo com muitas tarefas na sua lista pode ser um desafio. Para evitar distrações com todas as suas tarefas, aprenda a estabelecer prioridades para o dia. Defina as três atividades mais relevantes e, em seguida, estabeleça um tempo adequado para executá-las.

Assegure-se de adicionar um pouco mais de tempo para que possa executar suas atividades a um ritmo adequado. Depois de estabelecer um calendário para executar suas três tarefas principais, será mais fácil visualizar o tempo disponível para todas as outras. Possivelmente você tem menos tempo do que pensa, e é por isso que é crucial ajustar sua agenda. Ao estabelecer prioridades e focar primeiramente no trabalho mais relevante, será possível usufruir de menos distrações.

4. Experimente executar atividades desafiadoras

Agora que estabeleceu suas três tarefas principais para o dia, o próximo passo é finalizar uma delas com toda a sua dedicação. Ao concluir uma tarefa crucial imediatamente, você se estimula a prosseguir com o seu trabalho. Você pode experimentar um sentimento de conquista, que influencia positivamente seu estado de espírito e capacita seu cérebro para se manter mais motivado. Isso não apenas pode melhorar seu humor no momento, mas também pode contribuir para uma maior felicidade no trabalho no futuro.

5. Realize pausas programadas

Após finalizar uma tarefa, pode ser vantajoso fazer um breve intervalo antes de iniciar a próxima. A sua atenção e habilidade de foco são limitadas. Apesar de se sentir motivado no momento, o esgotamento antes do meio-dia pode comprometer a otimização da sua produtividade ao longo do dia.

Ao invés disso, tente o método Pomodoro. Organize suas tarefas em períodos de meia hora, onde você se dedica intensamente por 25 minutos e faz um intervalo ativo de cinco minutos. Após concluir quatro ciclos de trabalho de meia hora com intervalo, faça uma pausa mais extensa de 20 minutos. Utilize um relógio para auxiliar na manutenção do controle. Existem diversos aplicativos para web e smartphones à disposição, caso necessite de auxílio extra para cumprir os horários. Note que as pausas que realiza são mais vantajosas se forem participativas. Levante-se, ande, respire um pouco de ar puro ou pratique atividades físicas leves e alongamentos. Atividades físicas leves também liberam substâncias químicas no cérebro que contribuem para a sensação de motivação e felicidade.

6. Limite as atividades vagas

Apesar de ser possível elaborar um plano minucioso para o seu dia, é possível que ocorra algo que esteja além do seu controle. Frequentemente, essas atividades improvisadas podem levar algum tempo para serem entendidas e colocadas em prática. Uma forma segura de assegurar a conformidade dessas tarefas com seus planos é definir um prazo limite para elas.

Quando surgir um trabalho ou debate, estabeleça um intervalo de tempo preciso para ele e comunique a todos os envolvidos sobre essa limitação. A simples gestão do tempo dedicado a uma tarefa pode auxiliá-lo a se manter concentrado e a alcançar seus objetivos diários.

7. Determine o momento para interromper o trabalho

Definir limites de tempo para o seu trabalho é uma excelente estratégia para administrar seu compromisso geral com o trabalho. Se você se encontra ocioso nas mensagens de e-mail após o expediente ou nos fins de semana, isso pode estar prejudicando sua produtividade no ambiente de trabalho. Estar constantemente ligado ao trabalho pode dificultar a distinção entre trabalho, residência e entretenimento. Separar esses elementos da sua vida pode auxiliá-lo a se concentrar mais em cada um deles.

Estabelecer limites para a sua disponibilidade fora do expediente pode auxiliá-lo a definir limites. Igualmente, desativar as notificações ao sair do trabalho pode ser útil. Ao trabalhar, procure estar presente, focando nas atividades que precisa concluir. Não esqueça que estar atento às suas tarefas atuais pode auxiliá-lo a finalizar o trabalho de forma mais ágil e eficiente, auxiliando-o a desfrutar do seu tempo livre após o expediente.

Sugestões para manter um rotina de trabalho eficaz constante

Estabelecer um novo conjunto de costumes no ambiente de trabalho pode ser um desafio, porém recompensador. É apenas o começo do processo seguir as etapas para a criação de um cronograma de trabalho. Ao começar sua rotina, pode ser necessário um tempo para se adaptar a ela. Desenvolver um novo hábito demanda tempo e prática constante. Seguem algumas sugestões para garantir que você consiga manter sua nova rotina de trabalho eficaz:

Realize verificações semanais consigo mesmo

Ao término de cada semana de trabalho, avalie o quão fiel você foi à sua rotina. Note algumas áreas que necessitam de aprimoramento e também preste atenção ao que teve um bom desempenho para você. Pense em quaisquer modificações que você possa precisar realizar para alcançar mais êxito. Verifique se o que está realizando possibilita alcançar seus objetivos profissionais e se sentir produtivo.

Limite suas escolhas e distrações

Ao invés de ter que optar por uma ampla gama de tarefas todos os dias, defina uma lista mais enxuta. Isso pode diminuir o tempo que você dedica à seleção da próxima tarefa e pode auxiliá-lo a iniciar suas atividades laborais mais cedo. Organizar o seu dia na noite anterior pode auxiliá-lo a criar uma rotina, contribuindo para uma maior produtividade e preparo mental.

Restringir suas distrações pode também auxiliá-lo a manter sua rotina. Eliminar abas desnecessárias do computador, desligar as notificações e configurar uma notificação isenta de distrações pode auxiliar na concentração no trabalho.

Movimente-se pelo seu Ambiente de Trabalho

Reserve um período na sua agenda de trabalho para se afastar da sua mesa. O ambiente influencia seu estado de espírito e sua maneira de pensar. Sentar-se em sua mesa pode favorecer uma concentração intensa, contudo, procurar um local diferente para uma sessão de brainstorming com um colega ou para elaborar o cronograma de lançamento do seu produto pode ser mais eficaz.

Identifique os lugares em seus ambientes de trabalho que se ajustam às suas responsabilidades. As atividades individuais e coletivas podem parecer mais simples se você alterar o local em que são executadas. A escolha do local adequado para o seu trabalho pode potencializar a sua eficiência e incluir mais atividades físicas na sua rotina diária.

Baseado no artigo da Indeed