Ferramentas de Comunicação para Melhorar a Eficácia em Equipes Internacionais

Descubra como ferramentas de comunicação podem transformar a colaboração entre equipes internacionais, superando barreiras culturais e geográficas para alcançar resultados excepcionais.

A comunicação é essencial para o êxito de qualquer empreendimento. Isso é particularmente válido quando se trabalha além de limites geográficos, fusos horários e culturas. A emergência de grupos globais transformou a maneira como as empresas colaboram, tomam decisões e fomentam a inovação. Contudo, essa transformação apresenta novos obstáculos. As equipes ao redor do mundo necessitam de ferramentas e procedimentos estratégicos para fomentar uma comunicação eficaz e fluida.

Os negócios atuais estão se desenvolvendo rapidamente. As organizações que implementam a comunicação contemporânea obtêm um grande benefício. Elas formam times mais robustos, agilizam o trabalho, aproveitam as diversas perspectivas e competências de sua força de trabalho global e, como resultado, estabelecem uma cultura organizacional próspera que, por sua vez, proporciona o melhor serviço ao cliente do segmento.

A IMPORTÂNCIA das Ferramentas de comunicação para a cooperação mundial

Aproximadamente 59% de todos os projetos de Tecnologia da Informação utilizam equipes distribuídas. Até 2028, 73% dos negócios funcionarão à distância. Nesta configuração, a cooperação deve ser impecável. O trabalho em equipe constante requer ferramentas digitais e plataformas de comunicação sólidas.

Ferramentas de comunicação eficazes suprem as lacunas, auxiliando as equipes em diversos locais a se unirem, trocarem ideias e avançarem nos projetos em tempo real. Elas são a base para estabelecer confiança, fomentar a inclusão e assegurar que a voz de todos seja reconhecida, independentemente de onde estejam.

Tais ferramentas facilitam a partilha de informações claras e consistentes, agilizam os procedimentos, removem redundâncias e fomentam a transparência. As soluções adequadas possibilitam uma melhor colaboração entre as equipes, auxiliam na tomada de decisões mais ágil com mais dados e mantêm-se em sintonia com os objetivos e prioridades comuns.

Utilizando um conjunto de Ferramentas de comunicação eficazes

Durante a pandemia, as empresas foram obrigadas a encerrar suas atividades, resultando em uma ampla adoção de softwares para gestão de tarefas e projetos. Esses programas de computador foram empregados para gerenciar cronogramas de projetos complexos. Atualmente, com o advento da Inteligência Artificial, as equipes à distância têm a capacidade de realizar mais do que simplesmente administrar projetos. Elas têm a capacidade de aprimorar seus processos de trabalho, gerenciar acompanhamentos e lembretes, tudo isso sem a exigência de intervenção humana.

Para prosperar em escala global, as empresas necessitam de um conjunto completo de ferramentas. Elas precisam ajustar essas ferramentas de acordo com suas demandas e processos de trabalho únicos. Seguem algumas categorias relevantes a serem levadas em conta:

Plataformas unificadas de colaboração e comunicação:

Aplicações como Microsoft Teams, Slack e Zoom unem mensagens. Essas ferramentas oferecem chamadas de vídeo, compartilhamento de arquivos e administração de projetos, tudo isso em um único hub unificado. Esta metodologia transformou a maneira como as equipes interagem. Ela possibilita que os colaboradores interajam e façam questionamentos em tempo real. Adicionalmente, ela diminui a troca de contexto e os silos de informações. Ela assegura que as pessoas sejam capazes de colaborar em variados fusos horários. Com a aplicação da Inteligência Artificial nessas plataformas, as sessões do Zoom agora incluem resumos, transcrições e muito mais para otimizar suas reuniões online.

Compartilhamento de documentos baseado na nuvem:

Ferramentas como Google Workspace, Notion e Microsoft 365 possibilitam a colaboração instantânea. Elas também controlam a versão e as observações. Essas soluções tornam a revisão e a edição de documentos mais simples para equipes ao redor do mundo, minimizando a confusão de diversas versões, possibilitando que seus times operem de maneira assíncrona. Essas ferramentas possibilitam a troca constante de informações, assegurando que todos se mantenham atualizados, alinhados e engajados. Isso tem potencial para aprimorar a cooperação ao compartilhar agendas de reuniões antes, durante e após as reuniões, tanto internamente quanto externamente com clientes e fornecedores. Esta cooperação possibilita a partilha e a atualização de contratos, propostas e atualizações de projetos de maneira segura e imediata.

Compartilhamento de documentos baseado na nuvem:

Ferramentas como Google Workspace, Notion e Microsoft 365 possibilitam a colaboração instantânea. Elas também controlam a versão e as observações. Essas soluções tornam a revisão e a edição de documentos mais simples para equipes ao redor do mundo, minimizando a confusão de diversas versões, possibilitando que seus times operem de maneira assíncrona. Essas ferramentas possibilitam a troca constante de informações, assegurando que todos se mantenham atualizados, alinhados e engajados. Isso tem potencial para aprimorar a cooperação ao compartilhar agendas de reuniões antes, durante e após as reuniões, tanto internamente quanto externamente com clientes e fornecedores. Esta cooperação possibilita a partilha e a atualização de contratos, propostas e atualizações de projetos de maneira segura e imediata.

Transcrição e anotações utilizando tecnologia de Inteligência Artificial:

Ferramentas como Otter.ai e Microsoft Stream empregam Inteligência Artificial para registrar e condensar reuniões de forma automática. Isso assegura a precisão na captura de detalhes vitais e itens de ação, independentemente do local onde os participantes se encontrem.

O Otter.ai é um complemento gratuito para o Zoom capaz de sumarizar encontros de até 45 minutos. Ao enviar gravações para plataformas como o Vimeo, também é possível obter a transcrição. Ela possibilita a revisão do que foi expresso em preto e branco, corrigindo erros de comunicação.

Delegar para alguém na reunião registrar as “próximas etapas” e as notas de alto nível, seguindo a orientação de enviar um e-mail breve com um resumo executivo de cada uma delas, assegurará que todos estejam alinhados. Isso também possibilitará a rápida correção do curso em caso de falha na comunicação, evitando desperdício de tempo. Isso também intensificará a responsabilidade e diminuirá as tarefas repetidas. Caso não possua um líder de equipe ou secretário, delegue essa tarefa ao indivíduo que está à frente do projeto ou distribua essa tarefa entre os integrantes do time para que todos possam aprimorar ainda mais a capacidade de criar e enviar um resumo executivo.

Modelos e indicadores para a gestão de equipes:

Sempre é preferível o simples ao complexo. Elaborar rastreadores ou modelos pode ser tão fácil quanto compartilhar uma planilha Excel com colunas para os interessados e linhas para as prioridades ou projetos. A sua equipe pode utilizá-la como um checklist. Ou ainda, elaborar um modelo de página no Word com seções pré-definidas pode auxiliar a sua equipe a assegurar a uniformidade ao se reunir com parceiros comerciais estratégicos ou clientes. Estas ferramentas e modelos podem aparentar ser básicos ou simples, mas, em algumas ocasiões, as ferramentas mais eficazes são precisamente assim: simples.

Caso esteja enfrentando desafios, essas ferramentas podem contribuir para aumentar a retenção do conhecimento e a responsabilidade, à medida que você capacita ou direciona sua equipe para cumprir as expectativas. Ademais, a personalização de modelos em suas ferramentas já existentes é um método eficaz para poupar tempo, incrementar a produtividade e reduzir o estresse mental do seu time.

Isso pode demandar algum tempo no começo, mas agiliza o processo a longo prazo. Por exemplo, o uso de modelos do Outlook para mensagens recorrentes, onde o conteúdo se mantém inalterado, com algumas informações menores, pode poupar horas para você ou sua equipe a longo prazo. As possibilidades de utilização desses modelos são ilimitadas.

Conexões e automatização do processo de trabalho:

As integrações têm a capacidade de ligar ferramentas distintas e automatizar atividades repetitivas através de plataformas como Zapier e Microsoft Power Automate. Elas têm a capacidade de aprimorar o fluxo de informações e diminuir o trabalho manual, elevando a eficiência das equipes ao redor do mundo. Estas plataformas também possibilitam que as organizações comuniquem informações entre plataformas. Elas enviam alertas automáticos para os integrantes adequados da equipe.

O uso dessas ferramentas de automação pode liberar você e sua equipe para trabalhar em projetos estratégicos, possibilitando que você se desligue da rotina diária. A automação sofisticada pode finalizar horas de atividades repetitivas semanalmente, incrementando consideravelmente a produtividade e a participação das suas equipes.

Métodos para aprimorar a comunicação da equipe internacional

É crucial possuir as ferramentas adequadas. Contudo, sua efetividade está atrelada às estratégias adequadas, aliadas às práticas sugeridas de gestão de mudanças para assegurar a adesão. Essas táticas visam aprimorar a comunicação e a cooperação a nível mundial, auxiliando você e sua equipe a manterem a mesma sintonia.

1. Defina orientações claras para a comunicação

Elabore um plano que especifique os canais mais adequados para cada tipo de interação. Ele também precisa incluir os tempos de resposta esperados e as normas de tom e linguagem que estejam em conformidade com a cultura e os princípios da sua organização. Esta estrutura assegura a uniformidade e estabelece expectativas transparentes entre times globais e diversificados. Ademais, as organizações precisam estabelecer objetivos claros após a execução de uma análise SWOT. Ao identificar forças, fraquezas, oportunidades e riscos em seus times globais, elas têm a capacidade de lidar proativamente com as diferenças culturais e melhorar a colaboração e a comunicação, uma vez que têm conhecimento do real estado atual da sua empresa.

2. Promover ciclos de feedback abertos

Estimule uma cultura onde o retorno seja apreciado e requisitado. Peça frequentemente a opinião dos integrantes da equipe mundial através de inquéritos anônimos ou canais de feedback específicos. Este retorno pode apontar pontos a serem aprimorados e auxiliar na adaptação da comunicação para satisfazer as demandas de transformação da equipe. É mais simples promover essa cultura quando a liderança sênior demonstra transparência e comunicação franca. Se você quer receber feedback e um excelente engajamento dos colaboradores, inicie pelo topo.

3. Experimente o resumo de 2 minutos

Ao término de reuniões com itens de ação e próximos passos, uma excelente estratégia para “desacelerar agora para acelerar posteriormente” é elaborar um resumo de 2 minutos. Isso envolve separar dois minutos após a reunião para rever a agenda e ponderar sobre os pontos centrais do encontro. Isso assegura que todos estejam cientes das próximas fases, facilita a resolução de qualquer falha de comunicação ou equívoco e finaliza a reunião com uma solicitação de ação acordada pelos participantes do encontro.

4. Implemente a comunicação descentralizada

É desafiador sincronizar os horários entre diferentes fusos horários, por isso, é preferível optar por métodos de comunicação assíncronos, como e-mail, documentos compartilhados e fóruns de debate. Isso possibilita que os integrantes da equipe global contribuam e se mantenham atualizados conforme suas próprias agendas. Atuar de maneira colaborativa e assíncrona diminui a exigência de encontros em tempo real e potencializa a produtividade conforme a conveniência da agenda de cada integrante.

5. Aposte em formação intercultural

O treinamento intercultural auxilia os integrantes do time a compreender e apreciar as variadas origens, perspectivas e estilos. Esta sensibilização fomenta uma cooperação mais respeitosa, inclusiva e eficiente. Frequentemente, a ausência de comunicação é causada pela ignorância. No final das contas, interagimos com outras pessoas que possuem valores significativos para nós. Entender esses valores e aprimorar a inteligência emocional dos integrantes da sua equipe não apenas contribuirá para preencher as lacunas culturais e comunicativas, mas também incrementará o raciocínio estratégico do seu time, segundo uma pesquisa conduzida em 2021 pelo “Journal of Open Innovation Technology Market and Complexity”.

6. Aproveite as ocasiões de Cafezinho Virtuais

Apesar de essas ferramentas digitais serem excelentes para aprimorar a eficácia de tarefas e projetos, assim como a comunicação, não abandone as conversas informais. Essas conversas de formação de equipe são essenciais para estabelecer laços e estabelecer uma comunidade. Promova intervalos para café online, diálogos em redes corporativas e atividades de formação de equipes. Ademais, crie canais no Slack ou em grupos para diálogos informais. Isso contribuirá para estabelecer relações pessoais entre distâncias e promoverá a partilha de práticas sugeridas.

CONCLUSÃO:

É fundamental estabelecer uma cultura de diálogo aberto, respeitoso e inclusivo. Apesar de algumas dessas recomendações poderem parecer simples, frequentemente nos esquecemos que o essencial é o alicerce para a autêntica colaboração e produtividade. Essas ferramentas básicas básicas são também as mais facilmente esquecidas. A comunicação global eficiente é essencial para o êxito das equipes ao redor do mundo. Possuir as ferramentas adequadas e táticas assertivas pode auxiliar na liberação de uma variedade de talentos espalhados globalmente, promovendo a inovação, a produtividade e o desenvolvimento sustentável em um mundo interligado.

Este Artigo foi baseado no “Tools To Enhance Communication & Efficiency Acress Global Teams”, de Kara Dennison, publicado originalmente na Forbes, link: https://www.forbes.com/sites/karadennison/2024/06/14/tools-to-enhance-communication–efficiency-across-global-teams/