Como medir a produtividade: entenda e aja de imediato

Como medir a produtividade pessoal, pode ser um desafio, principalmente agora que muitos indivíduos não executam tarefas repetitivas. Antes, a produtividade podia ser avaliada pelo número de widgets que um indivíduo produzia por hora.

A produtividade individual é um tema de divergências na era do trabalho baseado no conhecimento. A inovação e a criatividade, além de um excelente serviço ao cliente, não se limitam a um indicador de eficiência. Contudo, é relevante ponderar sobre a importância da produtividade em sua ocupação e tipo de trabalho. Depois, tente definir as condições para aprimorá-la, independentemente da métrica:

• Qual é o método apropriado para medir a qualidade ou o valor?
• Qual é o valor significativo de quantidade?
• Quais são os materiais que desejamos utilizar de forma mais eficaz?

Para as suas equipes e para si próprio, o resultado mais significativo a levar em conta é o valor. Mas como medir a produtividade ? Produtividade é calculada através da divisão do valor do trabalho pelo tempo e dedicação do empregado.

O valor pode parecer complexo de estabelecer, mas é possível iniciar pensando nos resultados. Algo é de grande valor para você (ou para uma organização) quando auxilia na obtenção dos resultados esperados. Nem tudo na sua lista de tarefas tem a mesma importância em relação ao benefício que oferece a você ou a outras pessoas.

Isso altera nossa concepção de produtividade para incluir a eficiência com que uma tarefa agrega valor, além da eficácia na execução dessa tarefa. Em uma organização, o valor do trabalho é determinado pela forma como o trabalho se ajusta às prioridades da empresa, a qualidade da sua execução e a eficácia com que é realizado.

Os benefícios do aumento da produtividade

Tornar-se mais produtivo é um objetivo comum, contudo, é um objetivo com o qual muitos indivíduos enfrentam desafios.

Apenas 21% dos empregados de escritório britânicos afirmam ser produtivos durante todo o dia, e a média de produtividade real em um dia de trabalho de 8 horas é de 2 horas e 53 minutos.

Naturalmente, as dificuldades enfrentadas pelos colaboradores em relação à produtividade acabam afetando também o desempenho global da organização.

• Melhoria da eficiência: Ao serem mais eficazes pessoalmente, os indivíduos podem finalizar suas tarefas de maneira mais eficaz, dar respostas mais ágeis e aproveitar mais tempo de lazer.
• Aumento da qualidade de vida dos colaboradores: A produtividade pode auxiliar os colaboradores a estabelecer limites saudáveis entre o trabalho e a vida pessoal, fazendo-os se sentirem mais no controle de suas próprias situações. Certos indivíduos podem até se sentir mais satisfeitos com o trabalho quando são produtivos, e é possível que também sintam menos estresse.
• Melhor desempenho pessoal e corporativo: Costumo associar produtividade ao desempenho. A eficiência e o rendimento individual contribuem para o êxito empresarial, resultando em preços reduzidos, maior lucratividade e, possivelmente, maior salário para os colaboradores.
• Maior capacidade de escala: Uma organização com elevada produtividade utiliza seus recursos de maneira mais eficaz, estando apta para o desenvolvimento e a expansão.

Quais são alguns exemplos de produtividade?

Quer se trate de produtividade pessoal ou empresarial, o objetivo sempre é alcançar o máximo de resultados (ou vantagens) a partir dos recursos disponíveis. Para as organizações, o insumo pode se referir a capital, recursos materiais ou despesas com pessoal. Para os indivíduos, o recurso geralmente significa tempo, esforço e empenho.

Incentivar os colaboradores é crucial para a eficiência do trabalho, e estar motivado e inspirado favorece a sua produtividade pessoal.

Existem diversas formas de estimular a motivação e incrementar a produtividade, tanto no âmbito pessoal quanto no organizacional.

Existem diversas técnicas para a produtividade pessoal que podem ampliar a quantidade de trabalho executado em um dia sem prejudicar a qualidade. Dentre as mais apreciadas estão:

• Subdividir projetos de grande porte em atividades menores.
• Aplicar o método Pomodoro (trabalhar em períodos curtos de 25 minutos)
• Estabelecer um ritual matinal revitalizante.
• Priorizar sua lista de tarefas para focar nas atividades mais relevantes.

As organizações podem empregar a gamificação para estimular os colaboradores e potencializar o seu engajamento.

Ao incorporar a gamificação nos processos de vendas, a Microsoft notou um crescimento de 10% na eficiência dos centros de contato. Ademais, 78% de seus agentes declararam sentir-se capacitados e estimulados a melhorar seu desempenho no trabalho.

Certos benefícios também têm potencial para incrementar a produtividade da organização. A companhia de software Myosh notou aumentos expressivos de produtividade e vantagens econômicas ao implementar uma política de trabalho à distância, mesmo antes do surgimento da pandemia da COVID-19.

Compreender o que motiva seus colaboradores e cultivar uma cultura corporativa robusta pode, no final das contas, aumentar a produtividade, o rendimento e a rentabilidade.

Como funciona a produtividade? Como Medir a Produtividade?

A maioria de nós compreende como a produtividade individual aprimora nossa existência, mas e a produtividade empresarial ou nacional?

Quando você é eficiente, gasta menos tempo, energia e esforço mental para atingir seus objetivos ou produzir um produto final de excelente qualidade.

Quando o resultado é idêntico (obter o que você almeja), porém são necessários menos recursos (tempo, esforço e tempo), você é mais eficiente.

Isso também se aplica às empresas.

As empresas são mais produtivas quando conseguem produzir mais de um resultado específico (bens e serviços) utilizando menos recursos (trabalho, capital e materiais).

Claro que, no cenário empresarial atual, o impacto de nossos esforços pode ser mais complexo de mensurar. Por essa razão, muitas pessoas escolhem uma lista de verificação – a medição de “feito” ou “não feito” é simples, mesmo que não esteja relacionada ao valor. Pessoas ou organizações enfrentam desafios ao comparar resultados, já que o valor é cada vez menos disponibilizado como uma unidade padrão de produto. Contudo, no âmbito empresarial, de maneira agregadora, é viável comparar a quantidade de esforço, tempo e recursos empregados para gerar um equivalente resultado em vendas ou receita.

As companhias avaliam a produtividade ao tomar a receita total (ou vendas líquidas) de um período específico (a saída) e dividi-la pelo total de horas de trabalho dos colaboradores no mesmo período (a entrada). Esta é conhecida como a fórmula de produtividade do trabalho.

Normalmente, um aumento na produtividade do trabalho indica que os empregados estão produzindo mais produtos em um período de tempo menor. Isso resulta em lucros mais elevados, uma vez que as empresas estão desembolsando menos com despesas de folha de pagamento para produzir um número de unidades de produtos ou um montante de receita de vendas.

Por outro lado, a produtividade reduzida ou parcial pode sinalizar dificuldades nos processos utilizados para a produção de produtos ou para gerar e concretizar as vendas.

Ainda que o envolvimento dos colaboradores seja elevado, se o processo de produção se tornar lento por falta de materiais ou capital, os índices de produtividade diminuirão. Isso ocorre porque o custo do trabalho (ou a produtividade do trabalhador) é apenas um componente que compõe a equação da produtividade laboral.

Os governos analisam diversos fatores de produtividade para compreender a eficiência econômica global e identificar as tendências de produtividade.

Por exemplo, a produtividade de 2020 foi impulsionada pelo trabalho remoto, e as estatísticas econômicas indicam que o PIB poderia crescer se os colaboradores mantivessem o trabalho à distância de 1 a 2 vezes por semana.

Apesar de um indivíduo produtivo fazer a diferença, o PIB nacional e a produtividade das empresas necessitam de uma vasta participação dos colaboradores para produzir resultados.

Quais fatores afetam a produtividade dos funcionários?

Existem diversos elementos envolvidos na construção de um ambiente laboral que favoreça a produtividade. Aqui estão alguns dos elementos mais frequentes que observamos as organizações aperfeiçoando para engajar e incentivar seus colaboradores a aderirem a uma cultura de trabalho produtiva.

Local de trabalho

O local de trabalho de um empregado afeta significativamente seu bem-estar e rendimento. Ele engloba diversos aspectos, tais como métodos de gestão, princípios corporativos, cultura organizacional, formas de comunicação, liderança e credibilidade no ambiente de trabalho. Apostar no aprimoramento de cada uma dessas áreas contribui para prevenir um ambiente laboral tóxico e potencializa a produtividade.

Possibilidades de desenvolvimento profissional

Numerosas pessoas são impulsionadas por chances de ascensão profissional e aprimoramento profissional. Elas apreciam desafios, trabalhar em projetos instigantes, perceber que seu esforço é reconhecido e receber recompensas pelo seu impacto. Para estimular o entusiasmo entre os times e incrementar a produtividade, procure estabelecer trajetórias de evolução profissional.

Oportunidades de socialização

Nem todos desejam trabalhar em um escritório diariamente. Existem indivíduos que optam por não se envolver em eventos coletivos. No entanto, é crucial criar chances para que os colaboradores se encontrem, seja presencialmente ou online. A interação social contribui para estabelecer confiança, potencializar a criatividade, fomentar a cooperação e intensificar a comunicação entre os grupos. Esses acontecimentos podem ser ações sociais ou de criação de equipes ligadas ao ambiente de trabalho.

Feedback do gerente e dos colegas

Os colaboradores prosperam em empresas com boas práticas de feedback. De fato, um estudo recente revelou que 72% dos colaboradores veem o reconhecimento como o fator mais significativo no engajamento dos colaboradores. Isso não implica que toda avaliação deve ser positiva. Contudo, assegurar que os colaboradores se reúnam com frequência e proporcionar chances para que eles forneçam feedback pode contribuir para o aumento da produtividade.

Segurança psicológica

A produtividade no ambiente de trabalho está intrinsecamente ligada à segurança psicológica. A maior pertença também tem uma correlação positiva com maior foco, planejamento estratégico e cumprimento de objetivos. Tais vantagens constituem um argumento sólido para a criação de um ambiente de trabalho psicologicamente protegido, explorando a comunicação, a vulnerabilidade e a empatia.

Acesso à Ferramentas e Sistemas

Um elemento crucial para o desenvolvimento de uma equipe mais eficiente é aprimorar a experiência digital dos colaboradores. Isso implica fornecer aos indivíduos as ferramentas necessárias para executar suas tarefas com mais eficácia. Elas podem ser voltadas para transações, como instrumentos de treinamento em vendas, ou voltadas para o aprimoramento de competências interpessoais, como a gestão de projetos e ferramentas de colaboração.

Ademais, muitas equipes operam de maneira mais eficaz dentro de algum tipo de estrutura. Assim, torna-se crucial a implementação de sistemas e processos para garantir que os colaboradores realizem o melhor trabalho possível.

Expectativas bem definidas

Estabelecer e transmitir de maneira clara as expectativas antes de começar um projeto pode poupar bastante tempo para as equipes. Alocar esse tempo de forma antecipada normalmente diminui o tempo requerido para revisões ou até mesmo para refazer certas tarefas.

Como você pode ser mais produtivo?

Agora que percebe o impacto da sua produtividade individual em todo o sistema, é provável que se sinta motivado a aumentar a produtividade no trabalho. É gratificante saber que o seu papel tem impacto!

Aqui estão algumas sugestões úteis para auxiliá-lo a aumentar a sua produtividade no trabalho.

Gamifique suas tarefas

Converta a verificação da sua lista de tarefas em um desafio, envolvendo também seus colegas de trabalho.

89% dos colaboradores acreditam que a gamificação aumentaria sua produtividade laboral. Portanto, aumente sua produtividade através de uma competição saudável. Estabeleça um grupo de produtividade com recompensas para quem cumprir o maior número de tarefas da lista em um dia ou uma semana.

Faça Pausas

Apesar do trabalho intenso poder ser eficaz, fazer intervalos nos auxilia a ser mais produtivos. Ao utilizar a técnica Pomodoro, você pode se lembrar de se distanciar da mesa, se alongar e redirecionar a sua mente.

Realizar um breve intervalo renova sua visão e auxilia na descoberta de novos métodos para solucionar problemas.

Evite distrações

Pode parecer mais simples falar do que agir, mas afastar-se das distrações contribuirá para uma produtividade maior. Colocar o telefone no “modo de trabalho”, desativar as notificações de mensagens instantâneas ou afastá-lo contribuem para diminuir as interrupções.

Defina suas metas

Entender suas metas pode auxiliá-lo a se manter na direção correta e a realizar mais atividades.

Manter o foco nas suas metas e elaborar uma lista de atividades de curto prazo com um objetivo amplo pode auxiliá-lo a se manter motivado.

Descubra quando você é mais produtivo

Monitore suas tarefas cotidianas e pondere sobre como se sente em relação à qualidade e ao valor do resultado para identificar quando é mais eficiente. Não se restrinja apenas a avaliar o controle de tarefas como um indicador de produtividade. Esses relatórios de ferramentas de produtividade podem ser um ponto inicial valioso e um auxílio para entender a sua própria produtividade.

Possivelmente você se sai melhor em atividades criativas pela manhã, mas deixe as atividades administrativas para a parte da tarde. Compreender como você trabalha melhor pode auxiliá-lo a organizar seu dia de forma a maximizar seu rendimento.

Interaja com sua equipe

Não é necessário solucionar tudo sozinho. Entenda como delegar e trabalhar em equipe. Solicite assistência e colabore em grupo.

Com uma mentalidade de eficiência, pode parecer mais eficaz e produtivo realizar tudo sozinho do que investir tempo em envolver outras pessoas. Fale com um membro da equipe para obter respostas mais rápidas e, consequentemente, gerar mais valor. Uma simples mensagem ou um telefonema podem ser tudo o que você precisa para prosseguir.

Dicas para desenvolver uma equipe mais produtiva

Discutimos os elementos que impactam a produtividade laboral. Aqui estão algumas sugestões para gestores e líderes implementarem:

• Aposte no bem-estar dos seus times, proporcionando sessões de coaching, dias dedicados à saúde mental ou dias de trabalho voluntário, por exemplo.
• Estabeleça rotas para o progresso e a evolução dos colaboradores.
• Proporcione estímulos e premie o desempenho positivo com programas de reconhecimento de colaboradores.
• Expresse as expectativas de maneira clara e consistente desde o começo.
• Evite a tentação de se autogerir e proporcione à sua equipe o espaço necessário para trabalhar de maneira eficiente.
• Defina ciclos claros de avaliação para todos os colaboradores.
• Compreenda os conjuntos de competências individuais do seu time e aplique esse entendimento na distribuição de tarefas.

É hora de aprimorar suas habilidades de produtividade

Agora que você entende a relação entre a produtividade pessoal e a produtividade empresarial, está preparado para melhorar suas competências de produtividade!

As suas novas competências de produtividade também podem simplificar a administração de todos os aspectos da sua vida.

Se você se depara com a procrastinação ou luta para manter a concentração, não se sinta isolado. Um profissional pode auxiliá-lo a intensificar seu foco e priorização, garantindo que sua produtividade esteja gerando valor concreto.

Baseado no artigo da BetterUp